Transparent und sicher
Obwohl es manchmal so scheint, als wären moderne Büroumgebungen durch und durch digitalisierte Welten, produziert der typische Informationsarbeiter heute noch immer etwa 700 Seiten Papier pro Monat. Die wenigsten Unternehmen kennen die genauen Ausgaben, die durch die Produktion von Dokumenten verursacht werden. Nur etwa zwei Prozent aller Unternehmen kennen laut Gartner ihr gesamtes Druckaufkommen und die dabei anfallenden Kosten. Das liegt einerseits an fehlenden Erfassungssystemen und andererseits an den häufig heterogenen Printerlandschaften in Unternehmen. Dieser Unübersichtlichkeit führt auch zum folgenden erstaunlichen Umstand: Laut Canon haben Unternehmen bis zu zehn mal mehr Geräte als sie benötigen. Kostentransparenz, erhöhte Produktivität, ein umweltfreundlicheres Arbeitsumfeld und erhöhte Sicherheit – das ist eine Auswahl an Optimierungen, die Unternehmen mit dem Einsatz eines modernen Dokumentenmanagements erzielen können. Um diese Ziele auch langfristig erfolgreich zu realisieren, bedarf es eines umfassenden Gesamtkonzepts. Dieses sollte die Abläufe aller Geschäftsprozesse berücksichtigen, in deren Kette die Erfassung, Verwaltung und Ausgabe von Dokumenten eine zentrale Rolle spielen. Alle namhaften Gerätehersteller bieten derartige Konzepte an, die in der Regel zunächst eine Analyse des Istzustandes, die anschließenden Optimierung der Prozesse und der Druckerlandschaft sowie die Implementierung von Monitoring-Tools beinhalten.
Detaillierte Einblicke
„Bereits ab zwei Geräten im einem Netzwerk lohnt es sich eine Analyse zu starten und unser Konzept einzusetzen“, rät Thomas Zinner, Strategic Marketing Manager, bei Canon Austria. Sein Unternehmen verspricht durch den Einsatz des uniFlow Output Managers eine genau Steuerung der Druckumgebung: Sämtliche Druck- und Kopiervorgänge sowie die dazugehörigen Kosten werden gespeichert. Die Auswertungsfunktionen ermöglichen detaillierte Einblicke in die Kostenstruktur der einzelnen Geräte, oder aber der jeweiligen Benutzer(gruppen). Ähnliches leistet die Browser-basierte Anwendung PrintSuperVision von OKI. Mit ihrer Hilfe lassen sich Berichte über gedruckte Seiten und Auslastung der Geräte sowie eine Vorausschau über den nächsten Wechsel der Verbrauchsmaterialien erstellen. Ein anderes Modell bietet Epson mit seinem Klickpreissystem Click&More, das in zwei Varianten eingesetzt werden kann. Auf Wunsch werden die Druckkosten auf die Seite genau abgerechnet, unabhängig von der Deckung. Diese Version ist besonders für Anwender interessant, bei denen hohe saisonale Unterschiede in ihren Druckaufkommen auftreten, so Epson. Die zweite Alternative besteht in der Wahl eines Seitenkontingentes – diese Flatrate ist pro Seite etwas preisgünstiger als eine seitengenaue Abrechnung, aber nicht so flexibel. Diese Variante ist ideal für Kunden, die ein gleichmäßiges Druckaufkommen haben.
Platzsparen durch Digitalisierung
Der ganzheitliche Beratungsansatz geht für Druck-Spezialisten wie OKI, Canon oder Konica Minolta über Kostenüberwachung und Geräteoptimierung hinaus: So setzt Konica Minolta mit ihrem Beratungskonzept iDOC auch moderne Scanlösungen die neben dem Druckaufkommen auch die Prozesse im Unternehmen effizienter gestalten. Digitalisierte Dokumente können damit platzsparend abgelegt und einfach wiedergefunden sowie rasch verteilt und von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig verwendet werden.
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November 2009 / Olivera Stajic
Den gesamten Artikel lesen Sie in der November-Ausgabe des pfm-Magazins.
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Fotos: Fotocredit: Konika Minolta
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