Facility Management wird mobil
Am 31. März versammelte sich die Facility Management Branche beim A1 Future Brunch im Vienna Twin Tower um sich über die neuesten Mobilisierungsmöglichkeiten ihrer Geschäftsprozesse zu informieren. Die von A1 Solution Partnern vorgestellten Lösungen erstrecken sich von der mobilen Disposition der Außendienstmitarbeiter bis hin zur Erfassung der Facility Objekte. Praktisch jede Tätigkeit im Bereich Facility Service wird durch mobile Lösungen deutlich optimiert, vor allem Dokumentation und Abrechnung erledigter Arbeiten werden genauer und schneller.
Lokalisierung
Selbst komplexe Aufgaben wie die Raumerfassung lassen sich bereits komplett mobil abwickeln. Der A1 Solution Partner Schiffl Mobile hat dafür die Applikation "Raumbuch" entwickelt. Damit lassen sich alle für das Facility Management relevanten Daten direkt vor Ort via Smartphone erfassen: Steckdosen, Fenster, Türen, Leuchtmittel, Raumgröße oder Wandfarbe. Mit dem Tool "TaskPro" erstellt man individuelle Formulare blitzschnell und ohne Vorwissen. Damit ist zum Beispiel auch die genaue Zeit- und Leistungserfassung möglich.
Bestimmte Aktivitäten sollen sowohl zeitlich, als auch räumlich zugeordnet und dokumentiert werden. Die nötigen Informationen liefern die GPS Module aktueller BlackBerry Modelle. Diese Funktion lässt sich selbstverständlich abschalten um die Privatsphäre zu schützen. Und natürlich dient sie auch dazu bei Servicerequests den jeweils nächsten Techniker ohne unötigen Zeitverlust entsenden zu können.
Die first facility GmbH aus Wien startete vor kurzem ein BlackBerry-Pilotprojekt zur Schärfung des Anforderungsprofils für den späteren Echtbetrieb. Der führende Komplettanbieter für intelligentes Facility Management in Österreich betreibt beispielsweise das Gebäudemanagement für Raiffeisen Immobilien (Büros, Rechenzentren, etc.), für Hennes & Mauritz (Geschäftslokale), für das Gerngross City Center in Wien und für das Zentralklinikum in St. Pölten. Die Servicetechniker von first facility können also schon bald mit Hilfe einer mobilen Lösung von Schiffl Austria und A1 noch schneller und flexibler reagieren.
Dokumentation
Beim Gebäudemanagement passiert vieles direkt vor Ort, so auch eine Vielzahl von Besprechungen. Der A1 Solution Partner LG NEXERA hat mit "project memory" ein Tool für die strukturierte Besprechungsabwicklung erstellt, aus dem Aufgaben direkt definiert und deren Abwicklung überwacht werden kann. Zudem ermöglicht es den mobilen Zugriff auf Protokolle und Tasks. Weiters gibt es eine ‚One-Click‘-Fotodokumentation, die direkt in den Akt gelangt. Auf dafür geeigneten Smartphones (z.B. dem Samsung Omnia) können auch rechtsgültige Unterschriften gleich direkt mobil entgegengenommen werden. "Die bedienerfreundliche Verwaltung von Protokollen, Foto-Dokumentation sowie Aufgaben- und Mängel-Management stellen eine reibungslose Projektabwicklung sicher", bringt es Johannes Leitner, Geschäftsführer der LG Nexera, auf den Punkt.
Beim Facility Management werden die Arbeitsaufträge direkt vor Ort erfüllt und die Dokumentation gelangt direkt via Handy in den Akt. Die zeitgerechte Erledigung von Aufgaben kann durch konkrete Zuweisung zu Personen und durch Angabe einer Frist leicht dokumentiert und gesteuert werden. Natürlich gibt es dazu auch Zeiterfassungsmodule als Basis für die Abrechnung. Die zentrale Plattform, die den Kontakt mit den mobilen Geräten der Außendienstmitarbeiter hält, wird in vielen Fällen von LG NEXERA gehostet. Entweder greift man darauf via Internet zu oder es werden Schnittstellen zu existierenden Systemen im Rahmen des Projektes realisiert.
Abrechnung
Unternehmen, die Facility Services anbieten, sind meist kleine Hausverwaltungen mit fünf bis 15 Angestellten, aber auch große Unternehmen mit hunderten Mitarbeitern wie die Rustler Gruppe oder Attensam. Der A1 Solution Partner HK-EDV hat für die Erfassung aller relevanten Daten wie Arbeitszeit, Leistung und Position der mobilen Mitarbeiter eine spezielle Software entwickelt und vertreibt diese als Gesamtpaket – zusammen mit mobilkom austria und Research in Motion (BlackBerry Hersteller). Knackpunkte für den Einsatz von neuen IT-Systemen sind erhöhter Komfort und leichte Bedienbarkeit. Beides ist im Zusammenspiel zwischen ‚INES Convictor‘ und der BlackBerry-Lösung gegeben.
HK-EDV bietet dieses IT-System in zwei Modulen an: ‚INES Convictor Location‘ und ‚INES Convictor Time‘. Ersteres sorgt für den effizienten Einsatz der mobilen Mitarbeiter und liefert den Leistungsnachweis für die korrekte Abrechnung. Nur wer in Echtzeit über den Status der Tätigkeit und den Standort der Mitarbeiter Bescheid weiß, kann Arbeitsabläufe besser und kostengünstiger koordinieren. ‚Location‘ ist ein Lokalisierungstool für die sichere Prozessorganisation und -koordination. Die Kommunikation erfolgt über BlackBerry Endgeräte mit GPS-Empfänger (z.B. BlackBerry 8310 oder 8800). Die Position der mobilen Mitarbeiter wird permanent ermittelt, automatisch übertragen und auf Karten abgebildet.
Dazu können alle Zeiten und Tätigkeiten über den BlackBerry erfasst werden – von der einfachen Zeiterfassung bis hin zu einer Checkliste für die Aufzugskontrolle oder Wartung. Alles was bisher über Zettel gemacht wurde, kann nun über das Smartphone erledigt und alle Daten direkt vor Ort erfasst werden. Ein Kunde von HK-EDV etwa hat monatlich 3.000 bis 5.000 Aufzüge mit jeweils 20 Punkten zu überprüfen. Verständlich, dass sich ein Return of Investment schon nach drei bis sechs Monaten einstellt. Hannes Krössbacher, Mitglied der Geschäftsleitung von HK-EDV zum Thema Effizienz: "Eine derartige Lösung ist nicht einfach nur Nice to have – mit ihr sind hohe Sparpotenziale zu realisieren."
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April 2009
Den gesamten Artikel lesen Sie in der April-Ausgabe des pfm-Magazins.
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