Die Post kommt digital
Stellen Sie sich vor, Sie müssen die Post, die in Papierform zu Ihnen kommt, nicht mehr selbst bearbeiten, sondern diese wird eingescannt und landet in digitaler Form auf Ihrem Computer. Wenn täglich mehrere tausend Briefe eintrudeln, macht dies
allemal Sinn. Mit einer entsprechenden Software, einer sogenannten intelligenten Dokumenten-Digitalisierung, kann eine beträchtliche Anzahl von Briefen innerhalb kürzester Zeit digitalisiert werden. So geschieht dies beispielsweise bei der Uniqa Versicherungsgruppe, die täglich über 6000 Briefe und Sendungen erhält, die innerhalb des Unternehmens ihren Adressaten finden müssen.
Die Scanpoint AG
Um dem Papierfluss Herr zu werden, bedient man sich einer Lösung der Firma Scanpoint; einer hundertprozentigen Tochterfirma der Österreichischen Post AG. Seit dem vergangenen Jahr werden alle Sendungen an die Uniqa in den sechs Briefzentren der Post digitalisiert und weitervermittelt. Die Briefe werden dabei auch sofort in die jeweiligen Themenbereiche gegliedert. Die Vorteile der Digitalisierung liegen auf der Hand: Ein rascher, ortsunabhängiger Zugriff wird gewährleistet und dank der Kategorisierung ist das Wiederauffinden der Daten ein Kinderspiel. Einfach ist eine solche Umstellung freilich nicht: So hat man vor der Digitalisierung der Briefe jeden Monat über 100.000 Sendungen manuell bearbeitet und zugeordnet, damit das System "mitlernen" konnte.
Reduzierter Aufwand
Karl Unger, Vorstand der Uniqa AG, über die Dokumenten-Digitalisierung: "Die elektronische Verarbeitung minimiert den administrativen Aufwand erheblich. Die Frage nach dem Einsparungspotenzial ergibt sich zudem durch die transparenten Prozesse, aber auch durch die rasche Verfügbarkeit der Daten." Dadurch könne schneller auf Anfragen reagiert werden. Die erhaltenen Poststücke waren vor der Umstellung nicht nur aufwändig zu bearbeiten, sondern haben auch eine gehörige Menge an Platz eingenommen. Auch das Gewicht der Sendungen, welches jährlich an die 46.000 Kilogramm beträgt, stellte eine Belastung dar. Es bedeutet natürlich eine erhebliche Erleichterung, diese Last nicht mehr physisch transportieren zu müssen. "Heute sind es zwar auch nicht weniger Poststücke, aber eben elektronische, die in Summe an die 375 Gigabyte ausmachen und zu jeder Zeit dort verfügbar sind, wo die Informationen benötigt werden", so Unger. Ein entscheidender Faktor sei auch gewesen, die regionale Präsenz auszubauen: Vor der Einführung des Systems seien an die 40 Prozent der Poststücke innerhalb des Unternehmens unterwegs gewesen. Mittlerweile muss niemand mehr darauf warten, dass ein Schriftstück in Papierform eintrifft.
BKA: Teilvorgänge digitalisiert
Auch beim Bundeskriminalamt wird die Post digitalisiert aufbereitet. Zwar wurden noch nicht alle Vorgänge komplett digital umgestellt, man ist jedoch bemüht, auch die letzten Schritte vollständig zu generieren, wie Roland Ledinger, Leiter der IT-Abteilung des Bundeskanzleramtes, angibt. "Wir wollen nur mehr einen elektronischen Kanal hinein und hinaus haben und uns um den Papieraufwand nicht mehr kümmern müssen. Ausgehende Poststücke werden bereits eingescannt und digitalisiert; hereinkommende Stücke aber noch intern auf dem normalen Weg abgewickelt. Evaluiert wird derzeit die Kosten-Nutzen-Rechnung. „Wenn sich diese positiv zeigt, werden wir unsere komplette Postabwicklung an die Scanpoint AG abgeben," meint Ledinger.
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Februar 2010 / Vera Bauer
Den gesamten Artikel lesen Sie in der Februar-Ausgabe des pfm-Magazins.
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Fotos: Credit: Österreichische Post AG, Scanpoint
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